System WMS – czym jest i jakie wnosi korzyści z punktu widzenia usprawnienia pracy w magazynie?

Czym jest i w jaki sposób działa system WMS? 

Dowiesz się tego z niniejszego artykułu. Prowadząc biznes w e-commerce na pewno wiesz, że logistyka sklepu internetowego wymaga również zapewnienia dobrej obsługi zwrotów, w czym świetnie pomoże dedykowane do tego narzędzie.

Czym jest system WMS?

System WMS, czyli Warehouse Management System, to specjalne oprogramowanie, służące do kompleksowego obsługiwania procesów logistycznych, odbywających się w magazynie e-sklepu. Udogodnienie to jest wprowadzane w celu usprawnienia oraz zoptymalizowania niemal wszystkich czynności, związanych z realizacją zamówienia. Zastosowanie Systemu do zarządzania magazynem ułatwia więc wykonywanie zadań, związanych z przechowywaniem asortymentu, jego segregowaniem, kompletowaniem, przemieszczaniem czy wysyłką.

Sprawne funkcjonowanie systemu WMS możliwe jest dzięki interfejsowi zarówno na komputerach stacjonarnych, znajdujących się w biurze, jak i na różnego rodzaju urządzeniach mobilnych, takich jak smartfony czy tablety. Odpowiadając na pytanie, czym jest system WMS, można stwierdzić, że to specjalistyczne narzędzie logistyczne, które sprawdza się w zarządzaniu magazynami różnego typu i zorganizowanych na różnych zasadach. System WMS można dowolnie dopasować do indywidualnych potrzeb danego e-sklepu, co pozwala jeszcze lepiej wykorzystać jego możliwości.

Jakie obszary funkcjonowania e-sklepu usprawni system WMS?

WMS to nie tylko system, który samodzielnie pomaga w funkcjonowaniu sklepu internetowego. Istnieje możliwość łatwego zintegrowania go z innymi narzędziami i programami, ułatwiającymi zarządzanie i służącymi do automatyzacji e-biznesu. Wszystko to zapewnia przyspieszenie dokonywania wszelkich działań, uporządkowanie ich oraz precyzyjne gromadzenie danych. Jest to widoczne szczególnie w takich sferach jak:

• przyjmowanie towaru od dostawców,
• kontrola i inwentaryzacja stanu magazynowego,
• lokalizacja asortymentu w magazynie,
• kompletowanie zamówień,
• nadawanie przesyłek.

Przyjmowanie towaru od dostawców z WMS – jak działa system?

Dzięki wdrożeniu systemu WMS do zarządzania sklepem internetowym można w bardzo prosty i szybki sposób zorganizować przyjmowanie towaru od dostawców, oraz producentów także z innego magazynu. Działania te obejmują również obsługę zwrotów i reklamacji od klientów oraz przyjęcie takiego towaru.

WMS to gwarancja bezbłędnej i szybkiej kontroli jakościowej oraz ilościowej. System umożliwia szybką i łatwą weryfikację zgodności zamówienia z faktyczną dostawą i systemem ERP. Aktualizacje przyjmowanego asortymentu na bieżąco dokonywane są w rozwiązaniu WMS, przez co wyeliminowane zostaje ryzyko wystąpienia późniejszych niezgodności.

Przyjmowanie towaru w WMS rozpoczyna się od zarejestrowania jego cech charakterystycznych, właściwości i atrybutów logistycznych. Następnie przyjęty asortyment umieszczony zostaje w ściśle określonej lokalizacji. Przy zwrotach i reklamacjach program do WMS najczęściej blokuje przyjmowane produkty do momentu, aż zostanie przeprowadzona ich właściwa kontrola jakościowa oraz weryfikacja. Następnie blokada jest zwalniana, a do systemu ERP przesłane zostają właściwe dane, co kończy się najczęściej możliwością ponownej sprzedaży danego przedmiotu.

System WMS pozwala przechowywać i porządkować asortyment oraz przesyłki według danych, takich jak: nazwa produktu, numer seryjny i numer partii, data ważności, waga, rozmiar, temperatura przechowywania, dostawca itp. Dzięki WMS możliwe jest również sprawne zarządzanie kryzysowe i szybka lokalizacja oraz wyeliminowanie określonych produktów, ze względu na wykrycie w nich uszkodzeń czy wad fabrycznych.

Przyjmowanie, kompletowanie czy magazynowanie możliwe jest również do zorganizowania z zastosowaniem kodów kreskowych, co znacznie ułatwia prace logistyczne. To wyeliminowanie możliwych błędów w przygotowywaniu przesyłek dla klientów i spakowaniu do nadania niewłaściwych produktów.

Kontrola i inwentaryzacja stanu magazynowego

WMS to system, który znacznie ułatwia kontrolę stanów magazynowych. Poprzez wdrożenie zaawansowanych systemów informatycznych możliwe jest natychmiastowe rejestrowanie oraz aktualizowanie wszelkich zmian w czasie rzeczywistym, a także dokładne określenie miejsca ich składowania. To także opcja blokowania uszkodzonego towaru, dokładne rejestrowanie strat czy możliwość nakładania kwarantanny na daną część asortymentu. System WMS wyposażony jest również w funkcję sygnalizowania niskiego stanu określonych produktów w magazynie, co ułatwia organizowanie zamówień u partnerów i dostawców.

Z pomocą systemu WMS o wiele łatwiejsze jest również przeprowadzanie inwentaryzacji. To ogromna oszczędność czasu w porównaniu do metod tradycyjnych. Automatyzacja tego typu procesu zapewnia dokładność i bardziej efektywne zarządzanie obecnymi na stanie zapasami poszczególnych towarów.

Lokalizacja asortymentu z systemem WMS

Na podstawie właściwości i cech produktu, a także przyjętych strategii logistycznych, zapisanych w systemie WMS w odniesieniu do każdej sztuki towaru, możliwe jest dokładne zlokalizowanie danego przedmiotu w magazynie. Warehouse Management System proponuje też optymalne rozwiązania w tym zakresie już na etapie organizacji magazynu, co znacznie ułatwia późniejsze funkcjonowanie obiektu. Odbywa się to z udziałem analizy rotacji, podczas której wykrywane są towary cieszące się w danym e-sklepie największym powodzeniem i tym samym krótko przebywające w magazynie czy też przedmioty o dużej wadze lub dłużej składowane.

Taka funkcja systemu WMS daje szanse układania towarów szybko zbywalnych najbliżej stanowisk do kompletacji, natomiast towary sprzedające się rzadziej kierowane są na wyższe regały i w dalsze rejony magazynu.    

Kompletowanie zamówień w systemie WMS

Tradycyjne kompletowanie zamówień zajmuje sporo czasu i stwarza przy tym ryzyko popełnienia błędów podczas pakowania. Rozwiązaniem tego typu problemów jest właśnie system WMS. Jak działa taka kompletacja? Oprogramowanie wskazuje optymalną drogę przebycia magazynu w celu zebrania niezbędnych produktów wraz z dokładnym oznaczeniem miejsc ich składowania.

Warehouse Management System współpracuje również z innymi systemami, usprawniającymi kompletację towarów, takimi jak np. pick by light. Urządzenia i oprogramowanie tego typu można nabyć w specjalistycznych sklepach z branży logistycznej.

Nadawanie przesyłek z WMS

Z poziomu oprogramowania WMS możliwe jest również organizowanie wysyłki i koordynowanie nadawania paczek u poszczególnych kurierów. Z łatwością można wprowadzić grupowe odbiory nadawanych przesyłek, śledzić ich drogę oraz zamawiać usługi w poszczególnych firmach przewozowych. Po dostarczeniu paczki do klienta system WMS przekazuje stosowną informację do systemu sprzedażowego e-sklepu oraz nadzoruje wszelkie kwestie posprzedażowe.

Jakie są najważniejsze korzyści płynące z wdrożenia systemu WMS w sklepie internetowym?

Wprowadzenie do e-sklepu systemu WMS niesie ze sobą szereg korzyści dla prowadzonego e-biznesu. Spośród licznych plusów można wymienić:

• zwiększenie precyzji i dokładności w nadzorowaniu stanów magazynowych oraz kompletowanych przesyłek,
• szybszą realizację zamówień i tym samym większe zadowolenie klientów internetowych z zakupów w określonym e-sklepie,
• zwiększenie efektywności oraz wydajności obiektu magazynowego i infrastruktury logistycznej,
• lepsze zagospodarowanie i wykorzystanie przestrzeni magazynowej,
• łatwiejsze organizowanie łańcucha dostaw i koordynacja systemów zarządzania poszczególnymi działaniami logistycznymi,
• zwiększenie wydajności pracowników,
• sprawniejsza obsługa zwrotów i reklamacji,
• redukcja kosztów, związanych z prowadzeniem magazynu, zarówno w związku z potrzebą mniejszej liczby pracowników do obsługi magazynu, jak i niższymi kosztami realizowania zwrotów czy rekompensat w związku z pomyłkami.

Wprowadzając system WMS do e-sklepu, trzeba liczyć się z kosztami, związanymi z wdrożeniem oprogramowania, jednak kwoty te szybko się zwracają. Ponadto niezbędne jest regularne aktualizowanie WMS, przeszkolenie pracowników w związku z obsługą systemu oraz zakup odpowiednich urządzeń, służących do korzystania z systemu. Wszystkie te kwestie są jednak warte inwestycji, a wykorzystanie udogodnienia, jakim jest WMS, szybko pozwoli dostrzec pozytywne efekty w działalności sklepu i zadowoleniu Klientów z dokonanych zakupów.

Podsumowanie

System WMS (Warehouse Management System) to zaawansowane oprogramowanie, zaprojektowane do usprawnienia operacji magazynowych w e-sklepach. System ten wnosi do funkcjonowania magazynu szereg korzyści, takich jak: precyzyjna kontrola nad stanem magazynowym, szybsza realizacja zamówień, zwiększenie efektywności oraz ułatwienie obsługi zwrotów i reklamacji. 

Dzięki systemowi WMS e-sklepy mogą zoptymalizować swoje procesy logistyczne, poprawić obsługę klienta oraz oszczędzić czas i pieniądze, co przekłada się na zwiększenie konkurencyjności na rynku e-commerce. 

Dla funkcjonowania sklepu internetowego istotne znaczenie ma również optymalizacja logistyki zwrotów, w czym pomagają dedykowane ku temu narzędzia, usprawniające m.in. proces zwrotu towaru.