Zarządzanie magazynem – jak skutecznie zorganizować pracę magazynu w e-commerce?

Dowiedz się, jaki system zarządzania magazynem wybrać i jak usprawnić realizowane procesy. Pamiętaj także, że prowadząc sklep internetowy musisz zadbać również o optymalizację rozwiązań w obszarze logistyki zwrotów.

W niniejszym artykule znajdziesz informacje, takie jak m.in.:

• Zarządzanie tradycyjne czy system informatyczny - co wybrać dla magazynu sklepu internetowego?
• Na co zwrócić uwagę podczas organizacji pracy magazynu w e-sklepie?
• Jak system WMS wpływa na funkcjonowanie magazynu w e-commerce?

Funkcjonalny magazyn – zarządzanie magazynem w sposób tradycyjny czy z systemem informatycznym?

W przypadku niewielkich sklepów internetowych, które w swojej ofercie proponują zaledwie kilka produktów, z powodzeniem można poradzić sobie bez stosowania różnego rodzaju systemów i pracowników. Kompletowaniem, pakowaniem i wysyłką z powodzeniem może zająć się nawet sam właściciel, a funkcję magazynu może pełnić nawet jeden z pokoi czy garaż. Istnieje także możliwość skorzystania z rozwiązań outsourcingowych w obszarze magazynu. 

Jednak sfera e-commerce stwarza o wiele większe możliwości rozwoju, dlatego większość przedsiębiorców dysponuje dziś obiektem magazynowym z prawdziwego zdarzenia, co wiąże się z zatrudnieniem do pomocy pracowników, zastosowaniem profesjonalnych opakowań, urządzeń, a także wdrożeniem udogodnień, których oczekują nabywcy.

Systemy zarządzania magazynem (WMS) znacznie ułatwiają organizację pracy i realizację zamówień. Zmniejszają też ryzyko pomyłek podczas pakowania towarów i są niezwykle przydatne w trakcie generowania dokumentów sprzedażowych. Podczas ręcznego wypełniania dokumentów, takich jak popularne WZ, czyli wydanie produktu z magazynu na zewnątrz, pomyłka będzie występowała także w kolejnych zapisach dotyczących towaru, co może utrudniać jego drogę do nabywcy czy późniejszy zwrot. Zarządzanie magazynem poprzez WMS pozwala takich nieprawidłowości uniknąć.

Zarządzanie magazynem z wykorzystaniem specjalistycznego oprogramowania umożliwia także zyskanie przewagi nad konkurencją w niemal każdej branży oraz podniesienie rentowności prowadzonego biznesu. Dzięki dokładnej kontroli stanu magazynowego możliwe jest utrzymanie właściwego poziomu dostępności asortymentu, który odpowiada wysokości sprzedaży w danym sklepie. Można więc wszelkie zamówienia realizować szybko i bez zbędnych opóźnień. Właśnie taka sprzedaż stanowi podstawę handlu i sfery e-commerce.

Zarządzanie magazynem poprzez wdrożenie odpowiednich systemów informatycznych umożliwia także prognozowanie popytu lub spadku sprzedaży, co pozwala optymalizować zamawianie asortymentu u dostawców i producentów, a także odpowiednie rozmieszczenie towaru w danym obiekcie.

Na co zwrócić uwagę podczas organizacji pracy magazynu?

Aby system zarządzania magazynem sprawdził się w konkretnym e-biznesie i mógł przynieść maksymalne korzyści zarówno dla samego sprzedawcy, jak i jego nabywców, warto zwrócić uwagę na następujące aspekty:

• właściwa organizacja zapasów magazynowych,
• zastosowanie terminali radiowych,
• zsynchronizowanie oferty e-sklepu ze stanem asortymentu na magazynie,
• kontrola zapasów w modelu omnichannel,
• wprowadzenie systemu zarządzania magazynem z opcją obsługi e-sklepu.

Właściwa organizacja zapasów magazynowych

Wśród działań, które zaliczane są do najpotrzebniejszych w kwestii wydajnej organizacji magazynu i zarządzania nim, znajduje się tzw. slotting. Jest to przemyślany podział asortymentu w odniesieniu do lokalizacji w danym magazynie. Takie rozmieszczenie zdecydowanie zwiększa całą dynamikę kompletacji, pakowania oraz wysyłki zamówień. W praktyce oznacza to, aby towary, które kupowane są częściej, znajdowały się bliżej i na niższych półkach. Natomiast asortyment, który sprzedaje się rzadziej, z powodzeniem może być umieszczony nieco wyżej lub na bardziej odległych regałach.

Takie rozmieszczanie towaru może odbywać się w oparciu o różnego rodzaju zasady i kryteria, w zależności od branży czy zorganizowania poszczególnych stanowisk w danym magazynie. Wspomniana powyżej reguła określana jest mianem FIFO (ang. first in, first out), ale powodzeniem cieszy się również taki model, jak analiza ABC. Zgodnie z nią określana jest wartość danego rodzaju towaru w odniesieniu do całkowitego rocznego zysku ze sprzedaży.

Zastosowanie terminali radiowych

Zarządzanie magazynem znacznie ułatwia i przyspiesza też wprowadzenie terminali radiowych oraz posługiwanie się kolektorami danych. Dzięki takim urządzeniom wprowadzanie danych dotyczących określonego asortymentu jest o wiele łatwiejsze, a w systemie magazynowym znajduje się o wiele mniej błędów, dotyczących cech lub stanu magazynowego produktów. Za pomocą systemu radiowego można na bieżąco przekazywać pracownikom właściwe instrukcje dotyczące np. umieszczenia danego towaru w odpowiednim sektorze magazynu.

Zastosowanie terminali radiowych pozwala zredukować liczbę błędów przy przyjmowaniu dostaw od producentów i dostawców oraz znacznie usprawnia obsługę logistyczną. Dzięki takim systemom magazynierzy postępują zgodnie ze ściśle otrzymywanymi instrukcjami, nadanymi odgórnie i zgodnie z jedną, spójną polityką. Wśród urządzeń wykorzystywanych w tego typu udogodnieniu znajdują się m.in. wearables – niewielkie urządzenia zakładane na ramię lub palec. Taki sprzęt gwarantuje komfort i swobodną obsługę towarów.

Zsynchronizowanie oferty e-sklepu ze stanem asortymentu w magazynie

Ilość dostępnych sztuk danego towaru w e-sklepie powinna pokrywać się ze stanem magazynowym. Niestety nie zawsze aktualizowanie odbywa się na tyle szybko, aby informacje te były zgodne z danymi faktycznymi. Natychmiastowe korygowanie tych wartości umożliwia zastosowanie oprogramowania do zarządzania magazynem, które synchronizuje na bieżąco i w czasie rzeczywistym zakupy dokonywane przez nabywców w e-sklepie z towarem, który opuszcza właśnie magazyn.

Poprzez prowadzenie takiego systemu zminimalizowane zostaje ryzyko, że zwłaszcza w okresie dokonywania wzmożonych zakupów (np. podczas Black Friday czy świąt), nabywca umieści produkt w koszyku zakupowym, przejdzie do finalizacji zamówienia, a ostatecznie okaże się, że transakcja nie może zostać sfinalizowana z powodu braków magazynowych. Takie sytuacje bardzo negatywnie rzutują na opinie o danym e-sklepie i mogą spowodować, że klient nie powróci już do określonej marki, a w przyszłości wybierze konkurencję.

Kontrola zapasów w modelu omnichannel

Obecnie najpopularniejszą strategią w e-handlu jest model omnichannel, zakładający pełną synchronizację doświadczeń zakupowych klientów niezależnie od kanału sprzedażowego w sieci. Nie ma zatem znaczenia, czy konsument dokona zakupu w sklepie internetowym, na profilu e-sklepu w mediach społecznościowych czy telefonicznie, gdyż organizacja logistyki jego zamówienia musi przebiegać w ten sam sposób i tak samo szybko.

Zarządzanie magazynem, logistyka, jakość opakowania, opcje dostawy i inne parametry, związane z wysyłką o tych samych cechach, pozwalają zorganizować i nadzorować funkcjonujący system zarządzania magazynem. Jednocześnie produkt zakupiony w jednym kanale automatycznie zmniejsza i aktualizuje stan magazynowy określonego towaru widoczny w innych kanałach sprzedażowych.

Zarządzanie magazynem poprzez system informatyczny z opcją obsługi e-sklepu

Zarządzanie magazynem w systemie informatycznym może mieć różne formy. Przedsiębiorca ma do wyboru różnego rodzaju narzędzia i systemy, takie jak pick by light, pick by voice i wiele innych. Jednak skuteczne i w pełni funkcjonalne oprogramowanie do zarządzania magazynem, które pozwoli dobrze zorganizować codzienną pracę magazynu niemal w każdym jego aspekcie, powinno obejmować zakresem swoich działań i funkcjonalności wszystkie procesy, związane z działalnością e-sklepu i magazynowaniem towarów. Takim systemem jest WMS.

System WMS – niezbędne oprogramowanie do zarządzania magazynem

Skuteczne i optymalne zarządzanie magazynami w oparciu o systemy informatyczne możliwe jest dzięki kompleksowej obsłudze, jaką zapewnia oprogramowanie WMS (Warehouse Management System). W ramach korzystania z systemu w prosty i szybki sposób można zarządzać zapasami zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami, popytem, jak i indywidualnymi wymaganiami.

WMS dokonuje bieżących aktualizacji stanu magazynowego, a także materiałów zużywanych np. do pakowania. To także taka przydatna funkcja zarządzania magazynem jak wysyłanie informacji przedsiębiorcy o potrzebie zamówienia towaru lub innych produktów, niezbędnych do obsługi logistycznej e-sklepu.

Z systemem WMS można też zintegrować już działające w e-sklepie programy do zarządzania magazynem, a także ERP, TMS, MRP oraz działania, związane z obsługą reklamacji i zwrotów, w tym numery RMA. Ponadto wdrożenie udogodnień związanych z zarządzaniem magazynem w systemach informatycznych pozwala zaoszczędzić znaczne kwoty, związane z obsługą logistyczną. Tańsza jest także obsługa zwrotów, a szybsze organizowanie nadań powoduje, że e-sklep oceniany jest przez klientów internetowych znacznie lepiej.

Chociaż wprowadzenie systemu WMS wiąże się z poniesieniem opłaty, a także koniecznością bieżącej aktualizacji oprogramowania czy szkoleniem pracowników, jest to działanie, które przynosi e-biznesowi ogromne korzyści. Zwiększenie sprzedaży i zadowolenia klientów, a także większy porządek w organizowaniu działań e-sklepu to zaledwie kilka z nich. Dzięki wdrożeniu systemu WMS w e-commerce przedsiębiorca zyskuje też znacznie więcej czasu, który może poświęcić na rozwój sklepu internetowego czy działania marketingowe.

Podsumowanie

Efektywne zarządzanie magazynem stanowi kluczowy element, by odnieść sukces w branży e-commerce. 

Systemy informatyczne, takie jak WMS (Warehouse Management System), umożliwiają skuteczne zarządzanie asortymentem, minimalizują ryzyko błędów podczas pakowania zamówień, synchronizują dostępność towaru z e-sklepem oraz usprawniają obsługę klienta. 

Wybór odpowiedniego systemu, mającego na celu zarządzanie magazynem, oraz jego wdrożenie stają się niezbędnymi krokami dla rozwoju e-biznesu, przynosząc korzyści, takie jak zwiększenie efektywności, zadowolenie klientów, oszczędność czasu i redukcję kosztów.

Skuteczne zarządzanie magazynem w sklepie internetowym to również konieczność zapewnienia odpowiedniej obsługi zwrotów, w celu usprawnienia pracy załogi i optymalizacji kosztów logistycznych. Pomaga w tym dedykowane ku temu narzędzie, które e-sklepy mogą uruchamiać BEZPŁATNIE.