Optymalizacja magazynu – na co zwrócić uwagę, aby usprawnić pracę i ograniczyć koszty funkcjonowania?

Sprawne działania w tych obszarach pozwolą na lepsze zorganizowanie łańcucha dostaw, zredukowanie kosztów prowadzenia biznesu, szybszą realizację zamówień, ale też bardziej efektywne zarządzanie czy zwiększenie bezpieczeństwa pracowników.
Sprawdź, jakie jeszcze korzyści uzyska Twój sklep internetowy dzięki optymalizacji funkcjonowania magazynu i poprawi wydajność prowadzonego e-handlu. Zweryfikuj także korzyści, jakie uzyska Twój magazyn, dzięki dobrze prowadzonej obsłudze zwrotów.

Z niniejszego artykułu dowiesz się m. in.:

• Czy optymalizacja magazynu i automatyzacja logistyki są niezbędne?
• Od czego zacząć proces optymalizacji magazynu?
• O czym jeszcze warto pamiętać?

Czy optymalizacja magazynu jest niezbędna?

Nieustannie rozwijająca się branża e-commerce wiąże się z coraz wyższymi oczekiwaniami od przedsiębiorców. Coraz szybsza realizacja zamówień, przygotowywanie znacznie większej liczby wysyłek, potrzeba gromadzenia dużej ilości asortymentu na tej samej powierzchni czy podwyższenie standardów, związanych z zabezpieczaniem i opakowaniem przesyłek, to tylko niektóre kwestie, wymagające ciągłego doskonalenia w zakresie logistyki.

Jednocześnie optymalizacja magazynu i wprowadzanie kolejnych ulepszeń oraz modyfikacji pozwala poprawić warunki i komfort pracy, lepiej wykorzystać dostępną przestrzeń, a także zmniejszyć koszty, związane z magazynowaniem towaru. Odpowiednie ułożenie procesów logistycznych oraz wprowadzenie różnego rodzaju urządzeń, zastępujących pracowników fizycznych, umożliwia oddelegowanie ich do bardziej zaawansowanych zadań. 

Drugi istotny obszar - opisywana w innym wpisie na naszym blogu automatyzacja logistyki - także pozwala na dokładniejsze monitorowanie stanu magazynowego i wyeliminowanie możliwych błędów powodowanych przez czynnik ludzki, a zatem znacząco przyczynia się do wsparcia działań w obszarze optymalizacji magazynu. Warto więc działać w magazynie swojego e-sklepu dwutorowo.

Optymalizacja magazynu – od czego zacząć?

Wprowadzanie udogodnień i innowacyjnych rozwiązań w przestrzeni magazynowej nie może być przypadkowe, ponieważ zamiast usprawnić procesy magazynowania, mogłoby spowodować ich utrudnienie, a w efekcie straty finansowe. Poza dokładnym zaplanowaniem, jakiego rodzaju zmiany czy zarządzenia warto wprowadzić w określonym obiekcie czy do danego rodzaju produktu, istotne jest wyznaczenie konkretnych celów i zdefiniowanie wskaźników wydajności.

Obierane cele, związane ze sferą wydajności, za którą odpowiada optymalizacja magazynu, warto określać w kluczu KPI (z ang. Key Performance Indicators). Wówczas cele te są: konkretne, osiągalne, mierzalne, realne i osadzone w czasie. Taki cel to np.: 90% asortymentu dostarczanego w określonym dniu do obiektu logistycznego od dostawców i producentów, dostępne na koniec tego dnia w magazynie i gotowe do skompletowania oraz wysyłki w przypadku zakupu.

Dobrą strategią jest również optymalizacja magazynu zgodnie z metodyką Lean management, co sprowadza się do eliminowania marnotrawstwa poprzez dobór odpowiednich narzędzi, urządzeń i systemu pracy. To również obniżenie kosztów w magazynie, związane ze zmniejszeniem powierzchni, niezbędnej do przechowywania towaru czy skrócenie czasu kompletowania i pakowania zamówień.

Podział przestrzeni magazynowej na strefy i organizacja stanowisk pracy

Jednym z najważniejszych działań w ramach optymalizacji pracy magazynu jest wyraźne podzielenie dostępnej przestrzeni na konkretne strefy, związane z realizacją poszczególnych etapów logistycznych. Tego typu strefy powinny być również wyposażone w systemy organizacji niezbędnych narzędzi, sprzętu czy materiałów. Utrzymanie porządku znacznie przyspieszy procesy, związane z przygotowywaniem towaru do wysyłki, i ułatwi monitorowanie stanu magazynowego.

W optymalnym przygotowaniu poszczególnych stanowisk pracy może pomóc metoda 5S, będąca ogólną receptą i schematem postępowania w przypadku optymalizacji magazynu na etapie organizacji poszczególnych stref. Zgodnie z tym założeniem, aby usprawnić działania logistyczne, należy:

• posortować poszczególne narzędzia, sprzęty i materiały oraz oddzielić je od niepotrzebnych przedmiotów na danym stanowisku,
• wyznaczyć i zorganizować system przechowywania niezbędnych akcesoriów i urządzeń,
• zadbać o porządek i czystość oraz środki i przybory, pomagające w codziennym utrzymywaniu ładu na danym stanowisku,
• określić standardy i regulaminy dla danych obszarów działań,
• utrzymać nowe zasady i kontrolować ich przestrzeganie.

W kolejnym etapie optymalizacja magazynu nakazuje dokładne przemyślenie rozkładu przestrzeni i wprowadzenie stosownych zmian. Im krótsza droga pomiędzy stanowiskami, na których konkretne etapy działań logistycznych wykonywane są po sobie, tym lepiej. Dlatego na szybszą realizację zamówień może mieć wpływ nowe rozmieszczenie traktów komunikacyjnych i ścieżek oraz stref przechowywania, regałów czy miejsc do kompletacji.

Jakie rozwiązania w zakresie optymalizacji magazynu wybrać?  

Aby wybrać technologie i systemy, które faktycznie sprawdzą się w danej branży i sprawią, że optymalizacja magazynu przeprowadzona zostanie sprawnie, warto skorzystać z audytu logistycznego. Wówczas specjaliści w tym zakresie dokładnie przeanalizują potrzeby danego e-biznesu, a także strefy, które w szczególności wymagają wprowadzenia usprawnień. Może okazać się, że przy niewielkich nakładach finansowych sklep internetowy zacznie działać o wiele wydajniej.

Kluczowe dla każdego e-sklepu i jego magazynu jest jednak wdrożenie systemu zarządzania magazynem WMS (Warehouse Management System). To oprogramowanie, które nadzoruje i znacznie ułatwia procesy logistyczne w danym magazynie. System WMS służy zatem do kontroli stanu magazynowego, kompletowania zamówień, koordynacji prac w poszczególnych strefach magazynu i wspomagania pracowników w wykonywaniu swoich obowiązków. Pozwala też wyeliminować możliwe błędy, spowodowane czynnikiem ludzkim lub opóźnieniami.  

WMS można także skoordynować z oprogramowaniem sklepu internetowego, programem do sprzedaży CRM czy ERP. To również możliwość synchronizacji z systemami kurierskimi, dzięki czemu cały proces logistyczny jest na bieżąco monitorowany, a zamówienie niemal błyskawicznie przekazane zostaje do realizacji.

Dzięki kompletnemu śledzeniu towaru na wszystkich etapach dostawy, możliwe jest wyeliminowanie wszelkich błędów oraz zwiększenie jakości i dokładności świadczonych usług. To monitoring paczki do momentu dostarczenia jej odbiorcy na etapie wysyłki zamówienia, który pomocny będzie także w przypadku reklamacji lub zwrotów.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Zainwestowanie w nowoczesne rozwiązania technologiczne i systemy do optymalizacji pracy magazynu to nie wszystko, co można zrobić, aby usprawnić funkcjonowanie swojego e-biznesu, w tym magazynu. Warto też regularnie organizować spotkania z zespołem pracowników i słuchać ich potrzeb oraz kwestii, które na co dzień sprawiają im trudności podczas wykonywania codziennych obowiązków.

Może się okazać, że niewielka zmiana, niewymagająca nawet nakładów finansowych znacznie usprawni działanie magazynu, a w dodatku przełoży się na lepszą komunikację pomiędzy pracownikami i dobrą atmosferę w zespole. Często bywa to układ regałów czy niewielkie udogodnienie w pomieszczeniu socjalnym. Wyeliminowanie dyskomfortu znacznie poprawi wydajność i efektywność pracy, a poprawa ergonomii przełoży się na zmniejszenie ryzyka chorób zawodowych i korzystania przez pracowników ze zwolnień lekarskich.

Warto też postawić na komunikację wizualną w przestrzeni magazynowej, dokładne oznaczenie poszczególnych stref i wprowadzenie odbojników czy osłon na poszczególne regały. Poprawi to poziom bezpieczeństwa i zmniejszy ryzyko możliwych strat, związanych z wypadkami i kolizjami.

Podsumowanie

Optymalizacja magazynu stanowi kluczowy element efektywnego prowadzenia e-sklepu. Wdrażanie usprawnień w tym obszarze przyczynia się do skrócenia czasu realizacji zamówień, redukcji kosztów oraz poprawy wydajności pracy. Istotne jest tutaj dokładne zaplanowanie i wyznaczenie konkretnych celów oraz wybór odpowiednich narzędzi, takich jak systemy zarządzania magazynem (WMS). Ponadto dbałość o ergonomię i bezpieczeństwo pracowników oraz komunikację wizualną w magazynie także są istotnymi aspektami. Podobnie jak zadbanie o dobrą politykę zwrotów oraz narzędzie, które optymalizuje proces zwrotu towaru i ułatwia monitorowanie zwrotów na etapie dostawy do magazynu. Dzięki temu bowiem możliwe jest znaczące usprawnienie pracy oraz łatwa identyfikacja przesyłek zwrotnych na podstawie etykiety nadawczej.